Après le déménagement dans ses nouveaux locaux, le site de stockage souterrain de gaz naturel de Germiny-Sous-Coulombs a perdu l'organisation de ses archives se retrouvant avec un amas de cartons peu exploitable.

En 2014, la Direction du site m'a demandé d'intervenir pour mettre en place une démarche durable de gestion des documents techniques, administratifs et règlementaires. J'ai donc proposé une analyse de l'organisation et des pratiques documentaires.

Chaque métier gérait ses propres documents sans mise en cohérence avec l'ensemble des documents du site et sans s'appuyer sur les archives ; ceci expliquant par ailleurs le peu de précaution pris pour son déménagement.

L'analyse de l'organisation documentaire au périmètre de l'ensemble du site a notamment montré des écarts de version de documents de référence.

Dans ce contexte, il s'avérait nécessaire de faire des archives un référentiel dont l'alimentation était le fruit d'un processus collaboratif de gestion des documents.

Analyse de l'organisation documentaire

  • Analyse des pratiques des métiers de l'exploitation, de la maintenance, des projets, du pilotage du site sur la base d’interviews 
  • Analyse de la structure documentaire d’un échantillon de projets existants
  • Analyse des exigences réglementaires en termes de conservation de la documentation technique et/ou administrative
  • Analyse des plans de classement existants (au format numérique ou papier) pour la conservation des documents administratifs et techniques
  • Analyse fonctionnelle des flux documentaire existants
  • Analyse des outils utilisés, des formats de données, des besoins en termes de consultation et de modification des informations contenues dans les documents
  • Analyse des rôles et responsabilités impactant la gestion du flux documentaire du dossier projet jusqu’à l’archivage papier et numérique

Mise en place d’une gestion documentaire

  • Proposition de plans de classement pour la gestion des documents techniques et administratifs
  • Proposition d’orientations techniques et managériales pour la réalisation d’un flux documentaire papier et dématérialisé 
  • Définition des modes opératoires de traitement et de dématérialisation des archive
  • Réalisation d'un plan d'accompagnement au changement (support de communication de la méthode, support de formation et procédures

Traitement de 174 mètres linéaires d'archives

  • Recensement et le classement des archives
  • Classement de la documentation en boite et pochette
  • Etiquetage des boites et pochettes
  • Indexation de la documentation
  • Edition d'un liste de référence des dossiers indexés

Mon livre d'or

Alexandre LANGLET

Cadre Maintenance
STORENGY

Par sa connaissance fine des méthodes et processus, David a su élaborer pour nous un outil de GEDT simple, robuste et flexible démontrant ainsi une forte capacité à intégrer le besoin de ses clients. De même, la rapidité et la facilité démontrées lors de la prise en charge du classement de notre amas d’archives ne peuvent que souligner la grande disponibilité et la force de travail de David et son équipe.

Egalement, de par sa pédagogie et sa capacité de vulgarisation, David a porté à la compréhension de tous le fonctionnement et l’intérêt de cette nouvelle méthode.

Ce faisant, il a permis de révéler la richesse documentaire qui était en notre possession et nous a offert un outil qui fait référence dans notre société